Redukcja błędów w fakturach z 12% do 0.8%

Wyzwanie

W sierpniu 2023 roku firma przetwarzała średnio 1 142 faktury miesięcznie. Dwie pracownice biurowe spędzały łącznie 6 godzin dziennie na ręcznym wklepywaniu danych do systemu księgowego. Poziom błędów wynosił 12.3% – najczęściej były to literówki w numerach NIP lub błędnie przepisane kwoty brutto. Powodowało to zatory w płatnościach i konieczność wystawiania dziesiątek korekt każdego tygodnia. Właściciel widział, że zespół jest przemęczony, a marża ucieka przez biurokratyczny bałagan.

Podejście

Konkrety na stół: nie zaczęliśmy od kupowania drogiego oprogramowania. Przez pierwsze 4 dni obserwowaliśmy pracę pani Beaty i pani Haliny, mierząc stoperem czas każdego etapu. Okazało się, że najwięcej czasu zajmuje szukanie błędu, gdy suma się nie zgadzała. Zamiast rewolucji, zaproponowaliśmy ewolucję: wdrożenie modułu OCR (rozpoznawanie tekstu) zintegrowanego z ich obecnym systemem. Liczymy każdą minutę, więc proces wdrożenia zamknęliśmy w 9 tygodni, pracując w 3-osobowym zespole z Filary Biznesu Consulting.

Rozwiązanie

Wprowadziliśmy stanowisko do szybkiego skanowania dokumentów z automatycznym filtrem logicznym. Teraz system sam sprawdza, czy suma netto i VAT zgadza się z brutto przed zapisaniem faktury. Jeśli dane są nieczytelne, program podświetla konkretne pole na czerwono, zamiast zmuszać pracownika do sprawdzania całego arkusza. Automatyzacja to nie magia, to matematyka – wyeliminowaliśmy potrzebę ręcznego przepisywania 94.6% danych z dokumentów zakupowych.

Rezultaty

Czas potrzebny na zaksięgowanie jednej partii dokumentów spadł z 6 godzin do zaledwie 47 minut. Dzięki temu firma odzyskała czas pracowników, którzy teraz skupiają się na pilnowaniu terminów płatności od klientów.

Harmonogram

1. Wrzesień 2023
   Audyt stanowiskowy i pomiary stoperem w biurze Bud-Max.
2. Październik 2023
   Instalacja skanerów i konfiguracja reguł automatycznego rozpoznawania NIP.
3. Listopad 2023
   Szkolenie zespołu i uruchomienie pełnego obiegu cyfrowego.