3 powody, dla których Twój Excel kłamie o kosztach

Ukryte mikroprzestoje, czyli gdzie znika 112 minut dziennie

Podczas audytu w firmie produkującej części metalowe w Skawinie w marcu 2024 roku, właściciel był przekonany, że jego maszyny CNC pracują przez 92% czasu zmiany. Po zainstalowaniu prostych liczników czasu pracy okazało się, że realny współczynnik wynosi zaledwie 74,3%. Różnica wynikała z mikroprzestojów: 4 minuty na szukanie klucza, 7 minut na czekanie na wózek widłowy, 3 minuty na doprecyzowanie rysunku technicznego. W skali jednego dnia roboczego dawało to 112 minut straty na każdym stanowisku, o których Excel milczał, bo nikt nie wpisał tam kolumny 'szukanie narzędzi'.

Większość przedsiębiorców wpisuje w arkusz teoretyczną wydajność maszyny podaną przez producenta, zamiast zmierzyć realny czas cyklu w warunkach swojego warsztatu. Jeśli Twój plan zakłada wykonanie 48 sztuk na godzinę, a realnie robisz 41, to Twoja marża na produkcie właśnie spadła o 14,1%. Konkrety na stół: jeśli nie liczysz czasu narzutu i przezbrojeń z zegarkiem w ręku, Twój koszt wytworzenia jest fikcją. Liczymy każdą minutę, bo te krótkie, pozornie nieistotne przerwy sumują się w tysiące złotych strat, które wykazuje dopiero bilans roczny, gdy jest już za późno na szybką reakcję.

Excel nie widzi pracownika szukającego klucza płaskiego przez 9 minut, ale Twój portfel widzi to doskonale na koniec każdego miesiąca.

Koszt roboczogodziny to nie tylko przelew dla pracownika

Drugim najczęstszym błędem, który spotykamy od lat, jest przyjmowanie zbyt niskiej stawki godzinowej za pracę ludzką. W lipcu 2024 roku analizowaliśmy koszty w firmie montażowej z okolic Krakowa, gdzie właściciel liczył koszt godziny pracownika jako kwotę brutto z umowy podzieloną przez 168 godzin. Zapomniał o kosztach rekrutacji, odzieży ochronnej, szkoleniach BHP oraz o fakcie, że realna efektywność pracy rzadko przekracza 81,4%. Po doliczeniu mediów, ogrzewania hali w okresie od października do marca oraz kosztów administracyjnych, realna stawka godzinowa wzrosła z 42,50 zł na 68,90 zł.

Niedoszacowanie kosztów osobowych sprawia, że bierzesz zlecenia, które wydają się zyskowne, a w rzeczywistości jedynie 'mielą gotówkę' bez generowania dochodu. Jeśli Twój Excel nie uwzględnia 14-procentowej rezerwy na przestoje chorobowe i urlopy, to planujesz produkcję na fundamencie, który nie istnieje. W Filary Biznesu Consulting uczymy, jak budować arkusze, które uwzględniają realne obciążenia podatkowe i pozafinansowe koszty zatrudnienia. Bez tych danych Twoja strategia cenowa jest jedynie zgadywaniem, a nie rzetelnym zarządzaniem biznesem opartym na twardych liczbach.

Amortyzacja i narzędzia — koszty, które 'znikają' w tłumie

Trzeci powód okłamywania samego siebie to ignorowanie zużycia narzędzi i amortyzacji parku maszynowego. Wiele firm z sektora MŚP traktuje zakup wiertła, frezu czy nowej piły jako koszt ogólny, zamiast przypisać go do konkretnego zlecenia lub partii produktów. W jednej z drukarni w Wieliczce, z którą współpracowaliśmy w Q3 2024, analiza wykazała, że koszt materiałów eksploatacyjnych na jedno zamówienie był o 3,2% wyższy niż zakładał kosztorys. Wydaje się to małą kwotą, ale przy obrocie rzędu 240 000 zł miesięcznie, daje to prawie 7 700 zł czystego zysku, który po prostu wyparował.

Prawidłowy model kosztowy musi uwzględniać, że każda godzina pracy maszyny przybliża Cię do jej kosztownego serwisu lub wymiany. Jeśli nie odkładasz wirtualnie tych kilku groszy na każdą wyprodukowaną sztukę, to w momencie awarii nie masz funduszy na szybką naprawę i tracisz kolejne dni na przestoju. Liczymy każdą minutę pracy urządzenia, bo tylko wtedy możemy rzetelnie ocenić, czy inwestycja w nowszy model za 340 000 zł zwróci się w zakładane 24 miesiące, czy może zajmie to 5 lat i doprowadzi firmę do utraty płynności finansowej.

Zysk, którego nie widać w kosztorysie, to zysk, którego nie zobaczysz na koncie w banku po opłaceniu faktur za materiały.

Jak naprawić Twój arkusz w 15 minut bez pomocy informatyka

Naprawa Excela nie wymaga skomplikowanego programowania, ale zmiany podejścia do zbierania danych. Zacznij od dodania jednej kolumny: 'Czas rzeczywisty vs Czas planowany'. Przez najbliższe 11 dni roboczych poproś zespół o zapisywanie godziny rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania z dokładnością do 1 minuty. Wyniki Cię zaskoczą. Zazwyczaj już trzeciego dnia widać wzorce marnotrawstwa, których wcześniej nikt nie zauważał. To są właśnie te konkrety, które kładziemy na stół podczas naszych konsultacji, by szybko wyciąć zbędne wydatki.

Kolejnym krokiem jest aktualizacja stawek godzinowych o wszystkie koszty stałe podzielone przez realną liczbę godzin produkcyjnych, a nie kalendarzowych. W październiku 2024 roku pomogliśmy klientowi z branży stolarskiej wdrożyć taki system i w ciągu zaledwie 34 dni zidentyfikował on dwa typy produktów, na których de facto dopłacał do interesu. Automatyzacja to nie magia, to matematyka — wystarczy poprawnie skonfigurowany arkusz, by odzyskać kontrolę nad marżą i przestać pracować dla idei. Jeśli chcesz otrzymać nasz sprawdzony szablon do liczenia kosztów, umów 20-minutową rozmowę z naszym ekspertem.

Podsumowanie: Konkrety na stół

Prowadzenie firmy bez rzetelnego liczenia kosztów to jak jazda samochodem z zasłoniętą deską rozdzielczą — niby jedziesz, ale nie wiesz, kiedy zabraknie Ci paliwa. Filary Biznesu Consulting powstało w Krakowie, aby pomagać właścicielom firm produkcyjnych wyjść z pułapki 'wydaje mi się'. Od września 2016 roku przeszkoliliśmy 217 osób z zakresu optymalizacji procesów i każda z nich po powrocie do firmy znalazła oszczędności rzędu 5-9% w ciągu pierwszego kwartału. To nie są teorie z podręczników, tylko wynik analizy setek tysięcy wierszy danych z realnych polskich warsztatów i fabryk.

Pamiętaj, że Excel to tylko narzędzie. Jeśli nakarmisz go błędnymi założeniami, on wypluje błędne wyniki, a Ty podejmiesz złe decyzje biznesowe. W dzisiejszym wymagającym otoczeniu rynkowym nie stać Cię na ignorowanie detali. Skoncentruj się na tym, co mierzalne. Jeśli potrzebujesz wsparcia w uszczelnieniu swoich finansów i procesów, jesteśmy do Twojej dyspozycji przy ul. Floriańskiej 15 w Krakowie. Nasz zespół, liczący obecnie 14 specjalistów, pomoże Ci wdrożyć rozwiązania, które realnie zwiększą Twoją rentowność w ciągu najbliższych 18 tygodni.