Jak zaoszczędzić 4.2 godziny tygodniowo na jednym procesie
W marcu 2024 roku weszliśmy do drukarni pod Krakowem, która zatrudnia 14 osób. Właściciel, pan Tomasz, przyznał, że jego zespół spędza każdy poniedziałek na ręcznym przepisywaniu danych z e-maili do arkuszy. Policzyliśmy to z zegarkiem w ręku: jedna osoba marnowała 252 minuty tygodniowo na wysyłanie prostych potwierdzeń zamówień.
Gdzie uciekały pieniądze?
W Filary Biznesu Consulting wyznajemy zasadę: konkrety na stół. W tej konkretnej drukarni proces wyglądał tak: klient wysyłał zapytanie, pracownik biura otwierał PDF, kopiował dane do Excela, a potem ręcznie wpisywał numer zamówienia do systemu księgowego. Każda taka operacja zajmowała średnio 2 minuty i 45 sekund. Przy 92 zamówieniach tygodniowo dawało to ponad 4 godziny czystego marnotrawstwa. Pracownik nie zarabiał wtedy dla firmy, tylko pełnił funkcję ludzkiego kabla do przesyłania danych.
Problem nie dotyczył tylko czasu. Ludzie się mylą, zwłaszcza gdy robią coś nudnego przez trzy godziny bez przerwy. Analiza błędów z okresu od stycznia do lutego 2024 wykazała, że co 23. zamówienie miało literówkę w adresie lub błędny numer NIP. Każda taka pomyłka generowała koszty korekt i ponownej wysyłki kurierem za 18,90 zł. Sumarycznie firma traciła na tym 417 zł miesięcznie, nie licząc irytacji klientów czekających na poprawne dokumenty.
Automatyzacja to nie magia, to matematyka. Jeśli proces trwa 3 minuty i powtarzasz go 100 razy, tracisz 5 godzin.
Wdrożenie prostego rozwiązania
Zamiast namawiać pana Tomasza na wielki system ERP za 47 300 zł, zaproponowaliśmy proste skrypty integrujące istniejącą skrzynkę pocztową z bazą danych. Wykorzystaliśmy narzędzia, które firma już posiadała, ale z których nie potrafiła wycisnąć maksimum. Liczymy każdą minutę, więc prace podzieliliśmy na trzy etapy. Pierwszy z nich, czyli mapowanie pól danych, zrobiliśmy w 3 dni robocze. Nie było lania wody – po prostu wyciągnęliśmy schemat wszystkich 12 typów zamówień, jakie trafiały do biura.
Kolejnym krokiem było stworzenie automatu, który rozpoznaje załączniki i samodzielnie generuje potwierdzenie w formacie PDF. System zaczął działać 14 kwietnia 2024 roku. Przez pierwsze 48 godzin Marek Zieliński osobiście nadzorował każdą wysyłkę, żeby mieć pewność, że algorytm nie pomyli brutto z netto. Okazało się, że skrypt radzi sobie z 96.4% zapytań bez żadnej pomocy człowieka. Pozostałe 3.6% to wiadomości pisane odręcznie lub z błędnymi załącznikami, które system od razu przekazuje do weryfikacji ręcznej.
Efekty po 6 miesiącach
Dane z września 2024 roku są jednoznaczne. Czas poświęcany na obsługę potwierdzeń spadł z 252 minut do zaledwie 19 minut tygodniowo. Te kilkanaście minut to czas, w którym pracownik biura zerka na raport zbiorczy i zatwierdza listę wysyłkową. Odzyskane 3.8 godziny pani Anna, pracownica biura, przeznaczyła na aktywny kontakt z klientami, którzy nie dokończyli zakupów. Dzięki temu drukarnia zanotowała wzrost sprzedaży o 2.3% w skali miesiąca bez zatrudniania nowych osób.
Szczerze mówiąc, nie spodziewaliśmy się, że tak mała zmiana wpłynie na atmosferę w zespole. Pani Anna przestała czuć frustrację z powodu 'klepania danych'. W Filary Biznesu Consulting wiemy, że zmęczony pracownik to drogi pracownik. Usunięcie najbardziej monotonnego zadania sprawiło, że rotacja w biurze spadła do zera – od momentu wdrożenia nikt nie odszedł z pracy. To oszczędność rzędu 12 400 zł, które firma musiałaby wydać na rekrutację i wdrożenie nowego członka zespołu.
Odzyskaliśmy 4 godziny pracy, ale tak naprawdę zyskaliśmy dodatkowego handlowca w cenie jednego skryptu.
Jak zacząć u siebie?
Jeśli w Twojej firmie ktoś codziennie przepisuje te same dane z jednego okna do drugiego, to znak, że palisz pieniądze w piecu. Nie musisz od razu kupować technologii z kosmosu. Zacznij od audytu jednego, najprostszego procesu. Zmierz czas stoperem przez 5 dni z rzędu. Jeśli średnia wyjdzie powyżej 15 minut dziennie na jedną czynność, to automatyzacja zwróci Ci się w mniej niż 3 miesiące. To czysta kalkulacja, którą robimy dla naszych klientów każdego dnia.
Heads-up: automatyzacja nie naprawi bałaganu. Jeśli Twoje dane w Excelu są nieczytelne, a e-maile lądują w pięciu różnych folderach, najpierw musimy posprzątać. W Filary Biznesu Consulting najpierw układamy klocki, a potem uczymy je, jak mają się same układać. Tylko takie podejście gwarantuje, że odzyskasz te 14% marży, o których piszemy na stronie głównej. By the way, większość firm ma te narzędzia pod ręką, tylko o tym nie wie.
