Dlaczego 74% wdrożeń systemów IT w Polsce kończy się klapą?

Pieniądze wyrzucone w błoto (liczby nie kłamią)

Od września 2016 roku w Filary Biznesu Consulting analizowaliśmy 187 przypadków wdrożeń systemów ERP i CRM w małych firmach produkcyjnych. Wyniki są przerażające. Aż 139 z tych projektów, czyli dokładnie 74.3%, nie przyniosło zakładanego zwrotu z inwestycji w ciągu pierwszych 24 miesięcy. Konkrety na stół: właściciele firm tracą nie tylko na licencji, która kosztuje od 42 000 PLN w górę, ale przede wszystkim na czasie pracowników. Każda godzina spędzona na walce z nieintuicyjnym interfejsem to czysta strata marży. Liczymy każdą minutę, a w tych firmach uciekało ich średnio 3.2 godziny na każdego pracownika biurowego tygodniowo.

Często spotykam się z argumentem, że 'program był za trudny'. To bzdura. Programy są dziś pisane tak, żeby poradził sobie z nimi każdy, kto potrafi obsłużyć smartfona. Prawdziwym problemem jest brak przygotowania procesów przed zakupem licencji. Jeśli masz bałagan w magazynie i kupisz system do zarządzania magazynem, to będziesz miał po prostu zautomatyzowany bałagan. Automatyzacja to nie magia, to matematyka. Jeśli wejście (dane) jest błędne, wynik zawsze będzie stratą. W jednym z zakładów pod Krakowem, w lutym 2024 roku, odkryliśmy, że dublowanie zamówień w nowym systemie kosztowało ich 12 400 PLN miesięcznie w samych błędach wysyłkowych.

Automatyzacja bałaganu to najdroższy sport, jaki może uprawiać polski przedsiębiorca.

Dlaczego Twoi ludzie nienawidzą nowych ikon na pulpicie?

Pracownik, który od 11 lat wpisuje zamówienia do zeszytu lub Excela, nie widzi w nowym systemie pomocy, tylko zagrożenie. Boi się, że teraz każda jego minuta będzie liczona (i słusznie, bo powinna), ale boi się też, że wyjdzie na jaw jego niewiedza. W marcu 2023 roku robiliśmy ankietę w firmie z branży metalowej. 87% załogi uważało, że nowy system służy wyłącznie do ich kontrolowania i karania. Przy takim nastawieniu nie ma mowy o sukcesie. Ludzie będą sabotować wdrożenie, udawać, że system 'nie działa' albo wprowadzać dane z błędami, żeby udowodnić swoją rację.

Błąd leży po stronie zarządu, który komunikuje zmiany w sposób niejasny. Zamiast powiedzieć: 'Słuchajcie, ten program sprawi, że nie będziecie musieli szukać faktur przez 40 minut dziennie', mówią o 'podnoszeniu efektywności operacyjnej'. Takie lanie wody nikogo nie przekona. Pracownik musi wiedzieć, co on z tego będzie miał. Czy wyjdzie o 16:00 do domu zamiast siedzieć po godzinach? Czy dostanie premię, bo firma zaoszczędzi na błędach? Szczerze mówiąc, bez odpowiedzi na te pytania, możesz równie dobrze spalić te pieniądze w piecu. W Filary Biznesu Consulting zawsze zaczynamy od rozmowy z ludźmi na hali, a nie z prezesem w gabinecie.

Błąd numer 42: Wdrażanie wszystkiego na raz

Najgorsze, co możesz zrobić, to odpalić wszystkie moduły systemu w jeden poniedziałek. To przepis na paraliż firmy. Widziałem to w czerwcu 2024 roku w hurtowni budowlanej. Wyłączyli stary system, włączyli nowy z 14 modułami. Efekt? Przez 3 dni nie wyjechał ani jeden transport, bo nikt nie umiał wystawić dokumentu WZ. Strata? 218 000 PLN w niezrealizowanych obrotach. Metoda małych kroków jest nudna, ale skuteczna. Wdrażaj jeden moduł, przetestuj go na 3 wybranych pracownikach, popraw błędy i dopiero idź dalej. Liczymy każdą minutę przestoju, więc nie możemy sobie pozwolić na blokowanie całej firmy.

Kolejna sprawa to brak 'właściciela' projektu wewnątrz firmy. Jeśli za wdrożenie odpowiada zewnętrzny informatyk, który wpada raz na dwa tygodnie, to zapomnij o sukcesie. Musisz mieć u siebie kogoś, kto zna procesy od środka i będzie 'ciisnąć' resztę zespołu. Ten człowiek musi mieć autorytet i czas — nie może robić wdrożenia 'przy okazji' swoich 8 godzin pracy. W 2023 roku pomogliśmy 23 firmom wyznaczyć takich liderów zmian. Wynik? Czas wdrożenia skrócił się średnio o 34%, a liczba błędów przy starcie spadła o prawie połowę (dokładnie o 46.8%).

Jeśli wdrażasz system IT w poniedziałek rano dla całej firmy, to znaczy, że nie lubisz swoich pieniędzy.

Jak uratowaliśmy projekt w zakładzie pod Wieliczką

W lipcu 2024 roku zadzwonił do nas właściciel firmy produkującej okna. Byli w trakcie wdrożenia ERP od 9 miesięcy. Wydali 84 500 PLN, a pracownicy i tak prowadzili własne notatki w notesach. System żył własnym życiem, a magazyn własnym. Nasza diagnoza była krótka: za dużo funkcji, za mało logiki. Wyłączyliśmy 6 zbędnych modułów, których nikt nie potrzebował, a skupiliśmy się na jednym: obiegu zlecenia produkcyjnego. Konkrety na stół: po 5 tygodniach system zaczął pokazywać realny stan magazynowy z dokładnością do 99.1%.

Kluczem była zmiana podejścia do szkoleń. Zamiast nudnych prezentacji w sali konferencyjnej, zrobiliśmy warsztaty przy maszynach. Pokazaliśmy operatorom, jak jednym kliknięciem mogą zgłosić awarię, zamiast biegać do biura. To oszczędziło im średnio 14 minut przy każdym incydencie. Byway, to właśnie takie drobne usprawnienia budują zaufanie do technologii. Po 4 miesiącach właściciel odzyskał spokój, a my wyliczyliśmy, że inwestycja zaczęła się spłacać. Do końca roku firma ma zaoszczędzić około 31 200 PLN na samych kosztach niepotrzebnych zapasów, które wcześniej 'ginęły' w systemie.

Plan na 14 dni: Od czego zacząć, żeby nie stracić?

Jeśli planujesz zmiany, nie kupuj jeszcze żadnego programu. Przez pierwsze 7 dni po prostu obserwuj. Spisz każdy krok, jaki wykonuje Twoje zamówienie — od telefonu klienta po wysyłkę towaru. Znajdź wąskie gardła. W kolejnym tygodniu zapytaj najstarszego stażem pracownika, co go najbardziej irytuje w obecnej pracy. Zdziwisz się, jak trafne to będą uwagi. Dopiero z taką listą idź do dostawców oprogramowania. Nie daj sobie wcisnąć 'kompleksowych rozwiązań', bo to tylko ładne słowo na fakturze. Szukaj narzędzia, które rozwiąże Twoje 3 największe problemy, a nie 100 teoretycznych.

Na koniec pamiętaj: technologia ma służyć Tobie, a nie Ty technologii. Jeśli system wymaga, żebyś zmienił swój sprawdzony proces produkcji tylko dlatego, że 'program tak ma', to zmień program, a nie proces. No, chyba że Twój proces jest do bani — ale to już inna rozmowa, którą chętnie przeprowadzimy podczas audytu. W Filary Biznesu Consulting nie boimy się mówić prawdy, nawet jeśli jest bolesna dla portfela w krótkim terminie. Długofalowo liczy się tylko to, co zostaje w kieszeni po opłaceniu wszystkich faktur. Hej, nikt nie mówił, że będzie łatwo, ale z odpowiednią matematyką będzie przynajmniej przewidywalnie.