Zasada 80/20 w Twoim magazynie

Twoje pieniądze śpią na zakurzonych regałach

W listopadzie 2023 roku robiliśmy audyt w hurtowni podzespołów w Niepołomicach. Mieli na stanie 4 137 różnych pozycji. Właściciel był dumny z szerokiej oferty, ale kiedy zajrzeliśmy w arkusz sprzedaży, prawda okazała się brutalna. Okazało się, że 3 328 produktów nie zostało zamówionych ani razu w ciągu ostatnich 7 miesięcy. Te przedmioty tylko zbierały kurz, zajmowały 194 metry kwadratowe powierzchni i generowały koszty ogrzewania oraz ubezpieczenia. To klasyczny przykład ignorowania matematyki w biznesie.

Magazyn to nie galeria sztuki, żeby go podziwiać. To ma być maszynka do zarabiania pieniędzy. Jeśli Twoi pracownicy spędzają 44 minuty dziennie na szukaniu rzadkich części, bo te najpopularniejsze leżą na samym końcu hali, to tracisz realne złotówki. W Filary Biznesu Consulting zawsze powtarzamy: Liczymy każdą minutę. Zastosowanie zasady 80/20 pozwala odciąć ten zbędny balast i skupić się na tym, co faktycznie buduje Twój portfel zamówień.

Zasada Pareto nie jest teorią z książek dla studentów, to narzędzie chirurgiczne dla przedsiębiorcy. W polskiej rzeczywistości MŚP często widzimy, że zaledwie 18% asortymentu odpowiada za 82% marży. Cała reszta to często sentymenty, stare zapasy lub nietrafione zakupy z 2021 czy 2022 roku, które dawno powinny zniknąć z Twojej ewidencji, nawet jeśli miałbyś je sprzedać po kosztach.

Magazyn to nie galeria sztuki. To ma być maszynka do zarabiania pieniędzy, a nie przechowalnia kurzołapów.

Jak przeprowadzić bezlitosną analizę ABC

Zacznij od prostego zestawienia z Twojego systemu ERP lub nawet zwykłego Excela. Wyeksportuj listę sprzedaży z ostatnich 12 miesięcy. Posegreguj produkty nie według ilości sztuk, ale według całkowitej marży, jaką wygenerowały. Automatyzacja to nie magia, to matematyka – wystarczy chwila z kalkulatorem, żeby zobaczyć, że Twoja 'Grupa A' to zaledwie garstka towarów. W przypadku firmy produkcyjnej z okolic Myślenic, z którą pracowaliśmy w marcu 2024, grupa ta liczyła tylko 87 pozycji z ogólnej liczby 1 243 indeksów.

Kiedy już masz tę listę, zrób coś drastycznego. Przesuń te 87 produktów najbliżej doków załadunkowych. Skróć drogę wózka widłowego o te marne 14 metrów. Brzmi jak drobiazg? Policzmy: 60 kursów dziennie razy 14 metrów daje 840 metrów dziennie. W skali miesiąca to 17,6 kilometra niepotrzebnej jazdy. To zużycie opon, prądu i czas Twojego operatora, za który płacisz 42 złote brutto za godzinę.

Grupa C to Twoi wrogowie. To te przedmioty, które sprzedają się raz na kwartał. Wymagają liczenia przy każdej inwentaryzacji i tylko przeszkadzają w płynnym ruchu. Jeśli masz ich więcej niż 64% wszystkich indeksów, Twój magazyn choruje. Wprowadzenie rygorystycznego limitu na zapasy wolnorotujące pozwoliło jednemu z naszych klientów odzyskać 82 400 złotych w gotówce w zaledwie 4 miesiące. To pieniądze, które zamiast leżeć w żelastwie, poszły na nowe maszyny.

Logistyka to nie tylko palety, to przepływ informacji

Często słyszymy, że 'u nas się nie da', bo klienci wymagają wszystkiego od ręki. To mit, który kosztuje Cię 12-14% marży rocznie. Prawda jest taka, że klient poczeka na rzadką śrubę dwa dni, jeśli ta najpopularniejsza będzie u niego w 24 godziny. Optymalizacja magazynu według 80/20 pozwala Ci obiecać i dotrzymać terminów dla kluczowych produktów. W kwietniu 2024 skracaliśmy czas kompletacji zamówień w jednej z podkrakowskich firm z 19 minut do 6,4 minuty właśnie dzięki lepszemu ułożeniu towarów Grupy A.

Zasada 80/20 dotyczy też dostawców. Zazwyczaj 19% Twoich kontrahentów generuje 81% problemów z terminami i jakością. Liczymy każdą minutę spędzoną na telefonach do spóźnialskich hurtowników. Jeśli wyeliminujesz tych najbardziej problematycznych, Twój kierownik magazynu odzyska średnio 3,2 godziny w tygodniu. To czas, który może poświęcić na dbanie o czystość i procedury bezpieczeństwa, co realnie zmniejsza liczbę uszkodzeń towaru o około 9,7% rocznie.

Pamiętaj, że optymalizacja to proces ciągły. Dane z maja 2024 nie będą aktualne w grudniu. Rynek się zmienia, trendy uciekają. Rekomendujemy rewizję statusów ABC co najmniej raz na 3 miesiące. To jedyny sposób, żeby nie obudzić się z ręką w nocniku i halą pełną towaru, którego nikt nie chce kupić, podczas gdy brakuje miejsca na bestsellery. Konkrety na stół: albo rządzisz magazynem za pomocą danych, albo magazyn rządzi Twoim portfelem.

Skrócenie drogi wózka o 14 metrów daje 17 kilometrów mniej jazdy miesięcznie. To czysty zysk.

Od czego zacząć zmiany jeszcze dziś?

Nie potrzebujesz drogich systemów za 150 tysięcy złotych, żeby zacząć. Pierwszy krok to wydruk raportu sprzedaży z podziałem na marżę brutto. To zajmie Twojej księgowej około 14 minut. Potem weź marker i zaznacz produkty, które przyniosły Ci najwięcej zysku w zeszłym kwartale. To są Twoi święci. Następnie przejdź się po magazynie i zobacz, gdzie leżą. Jeśli musisz po nie sięgać na najwyższą półkę lub jechać na sam koniec hali, masz pierwszy punkt do poprawy.

Zorganizuj spotkanie z zespołem – ale krótkie, bez lania wody. Pokaż im liczby. Powiedz: 'Te 218 produktów to nasze życie. Reszta to tło'. Pracownicy często wiedzą lepiej od systemów, co zawadza im pod nogami. W czerwcu 2024, dzięki sugestii jednego z magazynierów w firmie z Wieliczki, zmieniliśmy system numeracji alejek, co zredukowało błędy przy pakowaniu o 22,4%. Ludzie chcą pracować mądrzej, a nie ciężej, jeśli tylko dasz im do tego narzędzia.

Na koniec, wyznacz datę 'czyszczenia'. Produkty z grupy C, które nie drgnęły od roku, muszą zniknąć. Zrób wyprzedaż, oddaj do utylizacji, cokolwiek. Każdy centymetr wolnej podłogi to miejsce na towar, który zarabia. Automatyzacja to nie magia, to matematyka – im szybciej rotuje Twój towar, tym szybciej wracają do Ciebie pieniądze z marżą. Jeśli potrzebujesz wsparcia w tych wyliczeniach, Filary Biznesu Consulting jest gotowe, by wejść na halę i zrobić porządek w 11 dni roboczych.